Cómo escribir el primer email a una empresa que no te conoce
La estructura de cuatro líneas que usamos para el primer email a un director: a quién escribir, qué decir, qué sobra y cómo hacer los seguimientos sin molestar.
Un director de compras o un director general recibe cada semana decenas de emails de proveedores que no conoce. Casi todos se parecen: empiezan hablando de quien escribe, explican todo lo que hace y terminan pidiendo una reunión de media hora. La mayoría se borran sin terminar de leerlos. El primer email no tiene que vender nada: solo tiene que conseguir una respuesta.
Antes de escribir: tres preguntas
- ¿A quién escribes? A la persona que decide esa compra, con nombre y cargo. Un email a «info@» o a «compras@» casi nunca llega a quien decide.
- ¿Por qué ahora? Un motivo real y reciente para escribir: una feria en la que expone, una planta nueva, una contratación, un mercado nuevo. Lo explicamos en cómo saber qué empresas necesitan lo que fabricas.
- ¿Qué le ofreces que le sirva aunque no te compre? Algo concreto y sin compromiso: una lista, un dato de su mercado, una idea aplicada a su caso. Si no se te ocurre nada útil, todavía no estás listo para escribir.
La estructura: cuatro líneas
- El saludo, con su nombre. Nada más. Sin «espero que estés bien».
- El problema de su sector, contado como algo que suele pasar. Sin afirmar que le pasa a él ni acusar: «En el sector X es habitual que…». Si tienes una señal real de su empresa, la primera frase sale de ahí.
- Qué haces, en una sola frase y conectada con ese problema. No tu historia ni tu lista de servicios.
- Una pregunta de sí o no que ofrece algo concreto: «¿Te mando…?». Es mucho más fácil de contestar que «¿cuándo tienes media hora?».
En total, que se lea en el móvil sin bajar la pantalla. Nosotros nos ponemos un límite de unos 500 caracteres.
El asunto
Corto, concreto y sin trucos: sin mayúsculas, sin «urgente» y sin prometer resultados. Mejor algo que suene a conversación de trabajo que a anuncio, por ejemplo «Nuevos distribuidores para [empresa]» o «Proyectos antes de la adjudicación».
Lo que sobra
- Presentarte en el primer párrafo.
- Adjuntos y varios enlaces: parecen publicidad y empeoran la entrega.
- Jerga: «sinergias», «soluciones», «potenciar», «leads».
- Cifras sin fuente y casos de éxito que no puedes enseñar.
- Decir que has visto su web o su catálogo si no es verdad: se nota enseguida.
Un ejemplo (ficticio)
Asunto: Nuevos distribuidores para Maquinaria Ejemplo
Hola, Laura:
En maquinaria es habitual que la red de distribuidores crezca al ritmo de las ferias: un país nuevo cada dos o tres años, y mercados con demanda que se quedan sin cubrir.
Nosotros detectamos qué distribuidores de otros países encajan con lo que fabricáis y abrimos la conversación con quien decide.
¿Te mando cinco distribuidores que encajan con vuestra maquinaria?
La empresa y la persona son inventadas; la estructura es la que usamos.
Los seguimientos
Mucha gente responde al segundo o al tercer mensaje, no al primero. Pero cada seguimiento tiene que aportar algo nuevo, no solo «¿has visto mi email?»:
- A los pocos días, una idea distinta sobre su sector y la misma oferta.
- Después, una pregunta corta que le ayude a pensar en su caso.
- Al final, un cierre educado: si ahora no es el momento, lo dejas aquí.
Dos reglas que no se negocian: los seguimientos se paran en cuanto responde, y cualquiera puede pedir que no le escribas más y se respeta al momento.
La parte técnica que nadie ve
Un buen email no sirve si acaba en la carpeta de spam. Antes de escribir a empresas que no te conocen, conviene enviar desde un dominio propio bien configurado (SPF, DKIM y DMARC), empezar con pocos envíos al día y escribir solo a contactos verificados y bien elegidos. Es mejor enviar 20 mensajes buenos que 500 iguales.
Cómo se hace de forma continua
Escribir un buen primer email es fácil. Hacerlo cada semana para decenas de empresas, con un motivo real para cada una, seguimientos que se paran solos y un registro de todo, es lo que se acaba dejando. Por eso lo operamos nosotros: buscamos las empresas que encajan, escribimos a quien decide y te pasamos la conversación cuando hay interés. Puedes ver cómo lo planteamos para maquinaria, textil técnico o mobiliario contract.