Qué hacer con los contactos de una feria: seguimiento de 30 días

La feria termina un jueves y el lunes la oficina está llena de pedidos atrasados. Las tarjetas se quedan en una caja, el archivo del lector de la feria se queda en el correo y, cuando alguien tiene un hueco para escribir, ya han pasado tres semanas. Los contactos no han dejado de ser válidos, pero la conversación sí se ha enfriado. Esta guía explica cómo ordenar lo que has captado y cómo escribir durante los 30 días siguientes sin que se convierta en otra tarea eterna.

1. Las primeras 48 horas: ordena antes de escribir

Antes de mandar nada, junta todo en una sola hoja:

El archivo del lector de la feria (si lo contrataste) y las tarjetas de visita.
Los registros de tu formulario o código QR, si tenías uno en el stand.
Las notas de tus comerciales: lo que pidió cada persona, aunque sea una línea.

Quita duplicados (la misma persona escaneada dos veces), corrige los emails evidentemente mal escritos y añade una columna con qué pidió y cómo lo conseguimos. Esa segunda columna importa: cambia lo que puedes escribirle y con qué permiso.

2. Segmenta por tipo de visitante

No todos los contactos quieren lo mismo, y un único mensaje para todos suele servir a pocos. Una división sencilla:

Pidió precio o presupuesto: es el contacto más caliente. Debe recibir respuesta de una persona, no de una secuencia.
Pidió catálogo o información: recibe el material que pidió y una pregunta sencilla.
Distribuidor o posible revendedor: necesita condiciones, zonas y márgenes, no el mismo catálogo que un cliente final.
Prescriptor (ingeniería, estudio, consultoría): le interesan fichas técnicas, certificados y casos.
Sin interés claro: curiosos, competencia, estudiantes. Se guardan, pero no entran en la secuencia.

3. Una secuencia de 30 días

La secuencia no es un bombardeo: son pocos mensajes, espaciados, y se detiene en cuanto la persona responde. Una estructura razonable, a modo de ejemplo:

Día 0 (el mismo día o el siguiente): lo que pidió en el stand, sin añadir nada más.
Día 2: un mensaje corto de una persona concreta de tu equipo: «Encantado de saludarte en la feria. ¿Quieres que te prepare precio para lo que comentamos?».
Día 7: un contenido útil según el segmento (una ficha técnica, un caso, las condiciones para distribuidores).
Día 14: una pregunta de cierre sobre si sigue siendo un tema para este año.
Después: si no hay respuesta, el contacto pasa a tu lista general con su permiso, sin más insistencia.

Ejemplo del mensaje del día 2 (marca ficticia):

Hola Marta, soy Jordi, de Talleres Ejemplo. Estuvimos hablando en nuestro stand sobre las bombas de la serie B. Te dejo la ficha y los plazos de entrega. ¿Quieres que te prepare precio para tres unidades?

Dos reglas prácticas: la secuencia se para sola cuando alguien responde y quien contesta es una persona de tu equipo, no un buzón genérico.

4. El permiso: cuidado con lo que puedes escribir

Que alguien te haya dado la tarjeta en un stand no siempre significa que haya aceptado recibir una secuencia de emails comerciales. Lo más sólido es pedir el permiso en el momento: una casilla clara en el formulario o el código QR del stand, con un texto simple («Acepto recibir información de esta empresa sobre lo que he pedido») y la posibilidad de darse de baja en cada mensaje. Si ya tienes tarjetas sin ese permiso, decide con tu asesor cómo escribirles y ofrece siempre una baja fácil. Esto no es asesoramiento jurídico: la normativa (RGPD y la ley de servicios de la sociedad de la información) depende del caso.

5. Qué medir a los 30 días

Un seguimiento sin informe se olvida. A los 30 días, anota:

Contactos captados y contactos que entraron en la secuencia.
Respuestas recibidas.
Reuniones o llamadas agendadas.
Presupuestos enviados y pedidos cerrados que vienen de la feria.

Con esa página tienes una respuesta a la pregunta que casi nadie contesta: qué nos ha dado esta feria, medida en presupuestos y pedidos y no solo en metros de stand y visitas.

Errores frecuentes

Esperar «a que baje el trabajo»: cada semana que pasa, el contacto recuerda menos.
El mismo mensaje para todos: un distribuidor no es un cliente final.
Mandar el catálogo de 80 páginas en el primer mensaje, en lugar de lo que pidió.
No apuntar qué respondió cada uno: la siguiente feria empieza de cero.
Sin baja visible: además de un riesgo legal, es mala educación.

Qué puedes hacer tú y qué podemos hacer nosotros

Todo esto se puede hacer a mano con una hoja de cálculo y mucha disciplina. Lo difícil es hacerlo la semana en que la oficina está desbordada. Por eso hemos montado un servicio de seguimiento de contactos de feria: preparamos el antes, captamos contactos en tu stand con permiso y hacemos el seguimiento de 30 días con un informe final. Si ya has vuelto de la feria, hay una versión de solo seguimiento: nos pasas las tarjetas o el archivo del lector y lo dejamos montado. También puedes leer cuánto cuesta realmente una feria y cómo encontrar distribuidores sin depender de las ferias. Si fabricas, aquí explicamos cómo trabajamos la captación de clientes para fabricantes.