Cuánto antes de una feria preparar la captación de contactos

Casi todas las empresas que exponen empiezan a preparar la feria por lo visible: el stand, el transporte, los billetes. La captación de contactos se deja para la semana anterior y, a menudo, se resuelve con una libreta. Si quieres que cada visita deje algo útil, hay cosas que necesitan días de margen: imprimir material, probar el formulario, preparar los mensajes de después. Este es un calendario realista, de menos a más urgente.

6 a 4 semanas antes: decide el objetivo y el gancho

Qué quieres conseguir: reuniones, presupuestos pedidos, distribuidores nuevos. Elige una o dos métricas, no cinco.
A quién esperas ver: clientes finales, distribuidores, prescriptores. De esto depende el mensaje.
El gancho: catálogo, tarifa o muestra que solo interese a quien tiene un interés real (más en cómo captar contactos en el stand con permiso).
Las cuentas que quieres que pasen por tu stand: si hay empresas objetivo concretas, es el momento de escribirles para invitarlas.

4 a 2 semanas antes: construye

La página de la feria con tu marca y un formulario corto, que cargue rápido en el móvil.
El texto del permiso y el aviso de baja, revisados con tu asesor.
El kit del stand: cartel, tarjetas o caja con el código QR. Si vas a imprimir, encarga con margen: las imprentas tienen plazos y los envíos al recinto también.
Los mensajes de seguimiento para los distintos tipos de visitante.
El reglamento de la feria: qué material se puede repartir y dónde.

2 a 1 semanas antes: prueba

Escanea el QR desde dos o tres móviles distintos, incluido uno con poca cobertura.
Rellena el formulario como lo haría un visitante y comprueba que el aviso llega a tu comercial.
Revisa que cada código QR lleva a la página correcta y que se distingue de qué pieza viene.
Reúne al equipo del stand 15 minutos: qué decir, cómo anotar lo que pide cada persona y a quién derivar los casos calientes.

Durante la feria

Mira los avisos cada día. Un contacto que pide precio el martes no debería esperar hasta el lunes. Si alguien ha dejado sus datos en el stand, un mensaje breve esa misma tarde («Encantado de saludarte hoy, te dejo lo que comentamos») marca la diferencia.

Después: los 30 días

El seguimiento empieza el día siguiente al cierre y dura unas cuatro semanas (el calendario completo, aquí). Si llegas tarde a todo lo anterior, no pasa nada: se puede montar solo el seguimiento con las tarjetas y el archivo del lector.

¿Y si faltan menos de 4 semanas?

Se puede hacer una versión reducida: formulario y QR sencillos, un cartel impreso y una secuencia de seguimiento corta. Lo que pierdes es el kit más trabajado y la invitación previa a tus cuentas objetivo. Para más margen conviene decidirlo con 6 semanas de antelación.

Qué puedes hacer tú y qué podemos hacer nosotros

Con una persona dedicada y una hoja de cálculo, se puede. Lo que suele fallar es que esa persona tiene además el stand, el transporte y los pedidos. Por eso ofrecemos el sistema completo de captación y seguimiento para ferias (antes, durante y después) y una versión de solo seguimiento para quien llega tarde. Si eres fabricante, tienes más sobre la captación de clientes para fabricantes en esta página.