Cómo captar contactos en el stand de una feria con permiso

En un stand pasan decenas de personas, y la mayoría se va con un folleto y sin dejar un dato. Los comerciales anotan lo que pueden mientras atienden, y casi todo queda en tarjetas y en la memoria. Esta guía explica cómo captar contactos de forma ordenada, con permiso, y de manera que después se pueda hacer un seguimiento sin pelearse con una hoja de cálculo.

1. Elige un gancho que atraiga a quien te interesa

Un sorteo atrae a mucha gente que no te va a comprar. Es mejor ofrecer algo que solo quiere quien tiene un interés real:

Tu catálogo o tarifa en el móvil, para verlo con calma.
Una muestra o ficha técnica de un producto concreto.
Un cálculo o una guía corta relacionados con lo que vendes.

La regla es sencilla: si lo recibe un curioso, que no le sirva de mucho; si lo recibe alguien con un problema real, que le interese.

2. Pide pocos datos

Cada campo extra baja el número de personas que lo rellenan. Para empezar, basta con:

Nombre y empresa.
Email de trabajo.
Qué le interesa (una lista corta de opciones).
La casilla de permiso.

El teléfono, mejor opcional. El resto de datos se completan después, ya en la conversación.

3. El permiso, en el mismo momento

Pedir el permiso mientras la persona está delante es más fácil, más claro y más sólido que intentar arreglarlo después. Dos recomendaciones:

Una casilla clara con un texto simple: qué recibirá y de quién.
Baja en cada mensaje posterior, con un enlace visible.

Si además quieres usar los datos para otra cosa distinta (por ejemplo, una lista de novedades), es mejor una casilla separada. Esto no es asesoramiento jurídico; consulta con tu asesor cómo plantear el texto en tu caso.

4. El código QR: cómo se usa de verdad

Un QR solo funciona si la persona sabe para qué lo escanea. Cuatro ideas prácticas:

Un mensaje claro junto al código: «Escanea y recibe el catálogo en tu móvil», no solo un cuadrado negro.
Una página propia de la feria que cargue rápido en el móvil, con tu marca y el formulario corto.
Un código distinto por pieza (cartel, tarjetas, caja del mostrador): así sabes cuál funciona de verdad.
Material en tu stand, no en el pasillo: las normas de cada recinto limitan qué se puede repartir y dónde; revisa el reglamento de tu feria.

5. Un kit sencillo para el stand

No hace falta mucho:

Un cartel con el gancho y el QR, visible desde el pasillo.
Una caja con tarjetas que llevan el QR y la misma oferta, para que la gente se las lleve.
Una hoja para tus comerciales con lo básico que deben decir y cómo anotar lo que pide cada persona.

Si vas a imprimirlo, cuenta con unos días de producción antes de la feria y encarga con margen.

6. Que tu comercial vea los contactos al momento

Lo ideal es que cada registro llegue a una hoja o a un aviso que tu comercial pueda ver ese mismo día. Así puede saludar a la persona antes de que se vaya del recinto o llamarla a la vuelta, sin esperar al archivo final. Si además contratas el lector oficial, no compiten: el lector capta a quien se deja escanear, y tu página recoge a quien quiere el material.

7. Lista de comprobación antes de la feria

Gancho elegido y material listo en el móvil.
Formulario corto probado desde un móvil con cobertura mala.
Casilla de permiso y texto de baja revisados.
Un QR distinto por pieza.
Una persona del equipo que atienda los avisos y responda en un día laborable.
Una secuencia de seguimiento preparada para después (ver qué hacer con los contactos de una feria).

Qué puedes hacer tú y qué podemos hacer nosotros

Se puede montar con un formulario sencillo y unas tarjetas impresas. Lo que cuesta es coordinar todo en las semanas previas y hacer el seguimiento posterior. Por eso ofrecemos un sistema de captación y seguimiento de contactos de feria: la página con tu marca y el formulario, el kit del stand, los avisos a tu comercial y 30 días de seguimiento con informe. Y si lo que quieres es empezar por la prospección, puedes pedirnos 5 empresas que encajan contigo, sin compromiso. Si fabricas, aquí explicamos cómo trabajamos la captación de clientes para fabricantes.